Przez grzeczność językową należy rozumieć stosowanie w kontaktach językowych (przede wszystkim w bezpośredniej rozmowie, ale także w listach czy pismach oficjalnych) takich określeń i sformułowań, które świadczą o życzliwości dla rozmówcy lub innego adresata komunikatu, szacunku dla niego, uwzględnianiu jego przyzwyczajeń językowych i kulturowych, a nawet jego sposobu percepcji świata.
Grzeczność językowa jako wyrażony werbalnie składnik kultury ogólnej człowieka jest więc składnikiem jego kultury językowej, powiązanym ściśle z estetyką i z etyką słowa.
Zachowania językowo grzeczne są najwyrazistsze w bezpośrednich kontaktach słownych. Wyrażają się one m.in. w sposobie zwracania się do innych, w stosowanych formułach powitań i pożegnań, w formułach przedstawiania się, w pytaniach o coś, w rozpoczynaniu i kończeniu rozmowy. Językowa grzeczność powinna też być cechą takich gatunków wypowiedzi, jak gratulacje, życzenia, kondolencje, zaproszenia, prośby, przeprosiny, usprawiedliwianie się itp., czyli zachowań charakterystycznych zarówno dla sytuacji rozmowy bezpośredniej, jak i komunikacji pisemnej.
Zasady językowej grzeczności są najwyrazistsze w formach stosowanych przy zwracaniu się do innych osób. W polszczyźnie uniwersalną formułą zwracania się do osoby dorosłej, z którą nie jest się ?na ty”, jest posługiwanie się zaimkami grzecznościowymi w formie (równobrzmiącej z rzeczownikami) pan, pani, państwo, panie, panowie. Z wyrazami tymi należy używać czasowników w 3. osobie. W liczbie pojedynczej jest to obligatoryjne, np. Jak pan mnie tu znalazł? Czy pani wychodzi? Użycie w tym wypadku form 2. osoby jest odczuwane jako wyjątkowo niegrzeczne, a nawet niemożliwe do zaakceptowania w polszczyźnie ogólnej (*Jakpan mnie tu znalazłeś? *Czy pani wychodzisz?). W liczbie mnogiej, czyli z wyrazami państwo, panie, panowie, używanie formy 3. osoby jest grzeczniejsze niż użycie form 2. osoby, np.: Niech państwo spojrzą na lewo, na zamek; Może panie zapiszą ten przepis-, Co panowie o tym myślą? Formy 2. osoby (Spójrzcie państwo na lewo, na zamek; Zapiszcie panie ten przepis-, Co panowie o tym myślicie?) są odbierane jako mniej grzeczne, akceptowalne tylko na poziomie normy użytkowej. Ogólnie przyjętą formą zwracania się do osób duchownych (niezależnie od tego, czy jest się osobą wierzącą czy niewierzącą) jest używanie określeń ksiądz, siostra, np. Księże proboszczu (i dalej: czy ksiądz może…) albo: Proszę księdza proboszcza-, Siostro albo: Proszę siostry. Do braci zakonnych należy się zwracać formą Bracie, Proszę brata albo (co jest mniej precyzyjne, ale częściej spotykane) tak, jak do księdza.
W polskiej tradycji językowo-kulturowej ostatnich dwóch wieków nie było zwracania się per ty do niezaprzyjaźnionych osób dorosłych. Ostatnio, pod wpływem języków zachodnioeuropejskich (zwłaszcza zaś angielskiego) obserwuje się próby wprowadzania takiego zwyczaju, zwłaszcza w niektórych programach telewizyjnych. Ma to być wyrazem bezpośredniości kontaktów, jednakże razi sztucznością i bezkrytycznym naśladowaniem wzorów obcych.
Używanie imienia w połączeniu z zaimkami pan, pani ma charakter nieoficjalny, a niekiedy nawet poufały. Imienia można użyć w takim wypadku albo wtedy, gdy osoba, do której się ktoś zwraca, jest od niego młodsza lub podległa służbowo, albo wtedy gdy jest się z nią w zażyłych stosunkach towarzyskich. W pozostałych wypadkach (np. przy zwracaniu się urzędnika do petenta, przedstawiciela firmy usługowej – np. ubezpieczeniowej – do klienta) jest to wciąż jeszcze naruszenie zasady stosowności.
W połączeniu z zaimkiem pan (pani) można się posłużyć imieniem w formie pełnej albo zdrobniałej (pani Jadwigo – pani Jadziu, panie Zdzisławie – panie Zdzisiu). Formą grzeczniejszą przy zwracaniu się do osób starszych jest użycie pełnego imienia, czyli pani Jadwigo, panie Zdzisławie, chyba że w ich środowisku powszechne jest zwracanie się do nich za pomocą form zdrobniałych. Do osób młodszych lub zaprzyjaźnionych można się zwracać także imieniem zdrobniałym: pani Jadziu, panie Zdzisiu. Osoby starsze używają niekiedy w odniesieniu do osób dorosłych, ale dużo od siebie młodszych, formy adresatywnej w postaci imienia w wołaczu, w połączeniu z następującym po nim zdaniem z wyrazem pan, pani i czasownikiem w 3. osobie, czyli: Jurku, podrzuci mi pan tę książkę? Kasiu, czy może pani tu podejść? Są to formy grzeczne, ale bardzo familiarne, i stosowne przy dużej różnicy wieku między mówiącym a tym, do kogo się zwraca.
W połączeniu z zaimkami pan, pani używa się także w formach adresatywnych tytułu zawodowego lub naukowego w formie wołacza (np.: panie inżynierze, pani doktor, pani magister, panie profesorze, panie ministrze); orzeczenie przybiera wówczas formę 3. osoby liczby pojedynczej. Dość poufałe i mniej grzeczne jest zwracanie się do kogoś tak, że formą adresatywną jest tylko nazwa stopnia naukowego czy tytułu zawodowego, niepoprzedzona słowem pan, które pojawia się dopiero w dalszej części wypowiedzi (np. Inżynierze, proszę, żeby pan przyszedł jutro na to spotkanie; Doktorze, czy widział pan tych pacjentów?). Niegrzeczne, a nawet lekko lekceważące, jest zwracanie się do kogoś z wymienieniem tytułu zawodowego i nazwiska, np. Inżynierze Malinowski, Doktorze Skrzypek!, zwłaszcza jeśli potem następuje forma trybu rozkazującego (Inżynierze Kowalski, niech pan do mnie przyjdzie). Niezgodne z etykietą językową, czyli niegrzeczne, jest natomiast zwracanie się do kogoś per panie Kalinowski, pani Kowalska. Jest to forma lekceważąca, nawet jeśli używa się po niej czasownika w 3. osobie (Panie Nowak, niech pan zrobi notatkę z zebrania). Nieco mniej niegrzeczne jest sformułowanie typu Panie Nowak, czy może pan zrobić notatkę z zebrania. Poniżej wszelkich norm grzecznościowych pozostają formy adresatywne typu: Panie Kowalski, zrób pan notatkę z zebrania!, nieakceptowalne nawet w normie użytkowej.
Do osób zajmujących oficjalnie stanowiska czyjegoś zastępcy (z tytułem rozpoczynającym się od wice-), a także mających w nazwie tytułu czy stopnia wojskowego człon pod-, należy się zwracać z pominięciem tych określeń. Do wicedyrektora powie się więc panie dyrektorze, do wiceministra – panie ministrze, do podpułkownika – panie pułkowniku itd. Niezgodne z etykietą językową są formy adresatywne typu: panie wiceprezesie czy panie podpułkowniku.
Standardową formułą grzecznościową pytania kogoś o coś jest: Przepraszam, czy… (nie wie pan, gdzie jest przystanek autobusowy). Można też używać zwrotu będącego formalnie w trybie przypuszczającym, np.: Chciałbym zapytać…, Chciałabym powiedzieć…-, Czy mógłbym spytać…, Czy mogłabym się dowiedzieć…
Nie są to formy niepoprawne, ale wręcz zalecane jako grzeczne formuły zwracania się w jakiejś sprawie.
Uniwersalnym powitaniem jest w polszczyźnie formuła Dzień dobry!, stosowana o każdej porze dnia. Można ją uzupełnić dodatkowymi określeniami, np.: Dzień dobry pani; Dzień dobry panu, a także: Dzień dobry, panie inżynierze-, Dzień dobry, pani doktor. Spotykane niekiedy formuły typu: Dzień dobry panu inżynierowi! są przestarzałe i nie mieszczą się we współczesnej etykiecie językowej.
Współczesna polszczyzna odznacza się bogactwem form powitalnych, nacechowanych stylistycznie i ekspresywnie – od oficjalnych i podniosłych (np. Witam!), poprzez religijne (np. Niech będzie pochwalony Jezus Chrystus!), do nieoficjalnych (np. Czołem! Cześć!) i bardzo potocznych (np. Siema!). Umiejętność wyboru którejś z nich w zależności od sytuacji komunikatywnej jest świadectwem dobrego opanowania zwyczajów językowych i kultury osobistej.
Analogiczna sytuacja występuje przy posługiwaniu się formułami pożegnań. Oprócz neutralnego, nienacechowanego do widzenia!, i rzadszego, oficjalniejszego, do zobaczenia! używa się wielu formuł należących do różnych stylów i rozmaicie nacechowanych emocjonalnie (np. Żegnam panią! Z Bogiem! Pa! Ciao! Trzymaj się! Buźka! itd.). Ostatnio dołącza się do tego, wzorowaną na angielskim, formułkę Miłego dnia życzę! (a także: Życzę panu miłego wieczoru! Życzę państwu miłej nocy! itd.).
Neutralną formułą przedstawiania się jest wymienienie swojego nazwiska lub imienia i nazwiska (nie: nazwiska i imienia) po formie nazywam się, czyli np.: Nazywam się Kamiński albo Nazywam się Tomasz Kamiński (nie: Nazywam się Kamiński Tomasz). Etykieta grzecznościowa zaleca poprzedzenie tego formułą: Pani pozwoli, że się przedstawię. Można też powiedzieć: Jestem Tomasz Kamiński (raczej nie: Tomasz Kamiński jestem). Niezbyt fortunne są sformułowania: Mam na nazwisko Kamiński; Moje nazwisko jest Malinowski. Gdy podaje się tylko imię, należy użyć formuły Jestem Barbara albo (nieco bardziej oficjalnie): Na imię mi Barbara. Niefortunne jest w takim wypadku posłużenie się formułą typu: Nazywam się Barbara.
Naruszeniem polskiej etykiety językowej jest przedstawianie się imieniem zdrobniałym w sytuacjach oficjalnych, a także podpisywanie się taką formą imienia na oficjalnych dokumentach (np. Kierownik Działu Marketingu Tomek Kowalski, Copywriter Kasia Malinowska). Maniera taka, występująca współcześnie coraz częściej, zwłaszcza wśród ludzi młodych, a pozostająca zapewne nie bez związku z wpływem anglosaskich zwyczajów nominatywnych i adresatywnych na polszczyznę, jest odbierana przez osoby starszego i średniego pokolenia jako brak stosowności w zachowaniu językowym (naruszenie zasady decorum), świadczący o braku wychowania.
Neutralną formułą pytania kogoś o nazwisko jest: Jak się pan (pani) nazywa ? Nacechowane stylistycznie (nieco oficjalne) są sformułowania: Jak pańska (pana) godność (jak pani godność)? i Z kim mam przyjemność? Etykietę językową naruszają natomiast pytania: Jak pańskie nazwisko? Jak pan ma na nazwisko? i Z kim mam do czynienia?
Formy adresatywne na kopertach i w nagłówkach listów w ostatnim półwieczu znacznie się uprościły. Przed imieniem i nazwiskiem na kopercie pisze się zwykle tylko słowo Pan (Pani), rzadziej: Szanowny Pan (Szanowna Pani), często w skrócie: Sz. Pan (Sz. Pani). Stosowane niegdyś określenia Wielce Szanowny Pan (Wielce Szanowna Pani), a zwłaszcza Wielmożny Pan (Wielmożna Pani), także w skrócie: W. Pan (W. Pani), uchodzą współcześnie za przestarzałe. Normą jest rozpoczynanie listu (nie tylko prywatnego, także urzędowego i służbowego) formułą adresatywną: zwykle jest nią określenie typu Szanowny Panie, uzupełniane – jeśli to możliwe – tytułem zawodowym adresata (np. Szanowna Pani Inżynier!). Nie należy do polskiego zwyczaju językowego używanie w takim zwrocie adresatywnym imienia lub nazwiska (nie: *Szanowny Panie Malinowski, * Szanowna Pani Jolanto!). Używanie innych przymiotników w nagłówku listu jest ograniczone do korespondencji prywatnej (np. Droga Pani Marysiu, Miły Panie Jacku itp.). Należy dodać, że po zwrocie adresatywnym w nagłówku można postawić albo wykrzyknik (wtedy pierwsze zdanie listu zaczynamy od wielkiej litery), albo przecinek (wtedy dalszy ciąg listu jest kontynuacją zdania, pisaną po przecinku).
Normą jest także kończenie listu (pisma) oficjalnego formułą grzecznościową. Może ona przybierać różną postać językową, np. Z poważaniem, Łączę wyrazy szacunku, Proszę przyjąć wyrazy głębokiego szacunku itd. W listach nieoficjalnych używa się formuł bardziej różnorodnych (od neutralnego: Pozdrawiam i serdeczniejszego Ściskam, do bardziej osobistych i intymnych).
Źródło: A. Markowski, Kultura języka polskiego. Teoria. Zagadnienia leksykalne, Warszawa 2008.